Засади використання автоматизованої системи документообігу Варвинського районного суду Чернігівської області

                                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Варвинського районного суду

Чернігівської області

№ 7  від 18. 11. 2015 року

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу Варвинського районного суду Чернігівської області

1.     Загальні положення

            1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Варвинського районного суду Чернігівської області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи та розроблені відповідно до статей 15, 126 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», пункту 1.4 Розділу 1, пункту 2.3 Розділу 2  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 .

            1.2. Засади затверджуються зборами суддів Варвинського районного суду, вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів та оприлюднюються на веб-сайті суду.

             1.3. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують в новій редакції Засади використання автоматизованої системи документообігу суду та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи.

   2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Варвинському районному суді Чернігівської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

   2.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст інформаційних технологій.

   2.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

   2.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

         2.5. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідно до  Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

            2.6. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили ( у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

           Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

  2.7.  Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

   2.8.  Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу суду та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

   2.9.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування  -  головний спеціаліст інформаційних технологій.

   2.10. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3.  Автоматизований розподіл судових справ між суддями

            3.1. Розподіл судових справ в Варвинському районному суді Чернігівської області здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

            3.2.  У Варвинському районному суді Чернігівської області застосовується:

   - автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

   - пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

   - розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

   - повторний автоматизований розподіл судових справ.

            3.3. Рішенням зборів суддів може запроваджуватись спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ.

            3.4. В Варвинському районному суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з числа суддів суду зборами суддів відповідно до п. 3 ст. 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

            3.5.  Відповідно до п. 5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» з числа суддів суду обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

            3.6. Рішенням зборів суддів Варвинського районного суду визначається коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ на голову суду порівняно з навантаженням інших суддів.

            3.7. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою, який роздруковується, підписується відповідальним працівником суду та долучається до матеріалів судової справи.

            Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичний розподіл судової справи між суддями суду. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматичною системою.

            Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

            3.8. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя з урахуванням спеціалізації.  Рішенням зборів суддів визначається склад колегії.

            Збори суддів мають право визначати засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю судді (крім головуючого), відпусткою, відрядженням та в інших випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

            3.9.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

   - за два місяці до закінчення повноважень судді;

   - за чотирнадцять днів до початку відпустки один раз на рік (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

   - за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

   - у період відпустки судді;

   - за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

   -  під час тимчасової непрацездатності судді;

   - за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

   - у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

   - в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

  3.10. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженні, відпустках їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

3.11. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

4. Розподіл судових справ

шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

  4.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

  4.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

  - судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

  -  судові справи про перегляд заочного рішення;

  - судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені ст.ст. 368-373, 378 ЦПК України, ст.ст. 259-264, 267 (крім ч.9 ст.267) КАС України, ст. 535 КПК України, ст. 304 КУпАП;

  - клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;

  - матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому ч. 2 ст. 334 КПК України;

  - судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

  - зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

  - заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

  - заяви про відновлення втраченого судового провадження;

  - заяви про забезпечення позову, доказів.

  4.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

  4.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44 – 2.3.46 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

  4.5. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

  Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи.

5. Повторний автоматизований розподіл  судових справ між суддями

5.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

5.2. Винятково у разі, коли  суддя  у передбачених законом випадках не може  продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

У випадках тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

 Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді абосекретарем судового засідання.

5.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо слідчий суддя, в провадженні якого перебувало клопотання чи скарга по одному кримінальному провадженню, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанції не працює в суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 3.9. Засад.

5.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, припинення повноважень судді (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов'язки) згідно з додатком 7 до Положення, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

  5.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 8 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

   Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями суду.

   Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

            Протокол  повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

6. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

  6.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27  пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями суду (додаток 10).

  Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

  6.2. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

  Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

  6.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

  6.4. Збори суддів мають право розглянути питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до Положеня.

  6.5. У разі настання обставин, зазначених у пункті 6.2. Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи.

  6.6. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 6.2. Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду.

7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

  7.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

  7.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

8. Визначення присяжних та народних засідателів

            8.1. Згідно пунктів 2.5, 2.6 Положення у випадках, передбачених КПК України та ЦПК України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних або народних засідателів з числа осіб, які внесені до списку. 

           8.2. Результатом визначення присяжних та народних засідателів є протокол автоматичного визначення (додаток 11, 12 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

9. Прикінцеві положення

  9.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Варвинського районного суду Чернігівської області.

            9.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади в новій редакції,  вносяться до автоматизованої системи документообігу суду та оприлюднюються на веб-сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.